Privacybeleid NTG

De NTG werkt met persoonsgegevens. De NTG vindt het belangrijk dat deze gegevens op een zorgvuldige en veilige manier worden verwerkt. In dit document staat alles over de manier waarop persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee wordt omgegaan.

Dit privacybeleid zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen of omdat bepaalde procedures binnen de vereniging wijzigen. Het is daarom raadzaam dit document periodiek te raadplegen.

Dit privacybeleid is opgesteld in het kader van de AVG, die vanaf 25 mei 2018 van kracht is. Daarmee wordt ook voldaan aan de vanaf die datum geldende EU GDPR.

Beheerder en verwerker van de persoonsgegevens

De Nederlandstalige TeX Gebruikersgroep (NTG) is de gegevensbeheerder en -verwerker van de persoonsgegevens van de leden van de vereniging. De NTG is te benaderen via de contactpagina op de website.

Bewaarde gegevens

De NTG maakt onderscheid tussen noodzakelijke, optionele en overige persoonsgegevens.

Noodzakelijke persoonsgegevens in de ledendatabase

Voor administratieve doeleinden en om als vereniging te kunnen functioneren vereist de NTG de volgende persoonsgegevens van haar leden:

uniek lidnummer, door de NTG toegekend, noodzakelijk voor het correct functioneren van de administratie
lidmaatschapstype
achternaam en voorletters, voor alle communicatie
postadres, voor het bezorgen van fysieke post zoals ons tijdschrift Maps en de factuur voor de contributie, indien er geen e-mailadres of factuuradres bekend is
e-mailadres, alleen van huidige leden van het bestuur
telefoonnummer, alleen van huidige leden van het bestuur
jaar van aanvang lidmaatschap
taal waarin communicatie wordt gesteld (Nederlands of Engels)

Optionele persoonsgegevens in de ledendatabase

Naast bovenstaande zijn er optionele velden in het aanmeldingsformulier, die de NTG bewaart indien ingevuld:

voornaam en gewenste aanhef (de heer/mevrouw), voor alle communicatie
affiliatie
e-mailadres, voor het bezorgen van digitale post via de ntg-leden e-mail mailing lijst en de factuur voor de contributie, indien er geen factuuradres bekend is
telefoonnummer (voor overige leden)
homepage
geboortedatum, alleen voor controle bij gecombineerd lidmaatschap met seniorenkorting van de TeX User Group
factuuradres (als postadres of als e-mailadres), voor het bezorgen van een factuur voor de contributie
additionele informatie voor op de factuur, bijvoorbeeld een administratief nummer voor de ontvanger van de factuur
bezoekadres, indien het postadres een postbus is

Overige persoonsgegevens

Voor bijeenkomsten en jaarvergaderingen bewaart de NTG presentielijsten met daarop de namen van de aanwezige en afgemelde leden. Voor internationale bijeenkomsten worden ook affiliatie, plaats en land, en e-mailadressen bewaard.

De NTG is de beheerder van de wereldwijde TeX local user group (LUG) database. Hierin bevinden zich namen, postadressen, e-mailadressen, en telefoon- en faxnummers van (bestuursleden van) de NTG en haar zusterorganisaties in het buitenland.

In de financiële administratie bevinden zich de bankafschriften van de vereniging met daarop de tenaamstelling en nummer van rekeningen waarvan gelden zijn ontvangen. De NTG bewaart geen bankrekening-informatie in de ledendatabase. De financiële administratie wordt zeven jaar bewaard.

Gegevens in het oud-leden register

De ledendatabase bevat tevens een opt-in register van oud-leden. In het register van oud-leden zijn alle gegevens optioneel met uitzondering van lidnummer, achternaam en voorletters. Opzeggende leden kunnen ervoor kiezen hierin te worden opgenomen, en kunnen daarbij tevens aangeven welke van de overige velden eveneens bewaard mogen blijven.

De gegevens in het oud-leden register worden behoudens tegenbericht permanent bewaard.

Inzage en correctie van persoonsgegevens

Elk NTG lid kan te allen tijde opvragen welke persoonlijke gegevens de NTG bewaart. Dat kan door een verzoek daartoe te sturen naar de penningmeester van de vereniging.

Leden kunnen eveneens via een bericht aan de penningmeester persoonsgegevens in de ledendatabase laten corrigeren.

Verwijdering van persoonsgegevens

Bij opzegging van het lidmaatschap worden de gegevens in de ledendatabase verwijderd op de einddatum van het lidmaatschap, tenzij het vertrekkend lid aangeeft dat diens gegevens bewaard mogen blijven ten bate van het register van oud-leden.

Verzoeken gebaseerd op het recht op vergetelheid kunnen worden ingediend bij de penningmeester.

Klachten

Eenieder heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als hij of zij van mening is dat de NTG niet op de juiste manier met zijn of haar gegevens omgaat. Dit kan via: Website Autoriteit Persoonsgegevens.

Locatie van gegevens

Ledendatabase

De penningmeester van de NTG is de beheerder van de ledendatabase. Bij overdracht van deze taak wordt de database overgedragen naar de nieuwe verantwoordelijke en worden alle gegevens gewist bij de aftredende penningmeester.

De ledendatabase bevindt zich uitsluitend op de NTG Server. Alleen de penningmeester heeft toegang tot de ledendatabase middels een beveiligde login met wachtwoord. Van deze database bestaan computer-backups op de privé computer van de penningmeester en bij de partij die deze server host (Elvenkind B.V.). De ledendatabase wordt niet als een op papier afgedrukte lijst bewaard.

Voor verzending van fysieke poststukken worden door de penningmeester adreslabel-bestanden gegenereerd die worden doorgegeven aan het bestuurslid belast met het verzenden, die deze bestanden vernietigt na gebruik.

NTG Server

De NTG.nl server is een virtuele hosting server die de vereniging deelt met de ConTeXt Group en Boekplan. Naast de NTG website bevinden zich op deze server tevens de NTG mailing lijsten. De beheerders hebben toegang tot de server via ssh, een beveiligde login met wachtwoord.

Website

De NTG website is vrijwel geheel statische html, plaatst geen cookies, en bewaart geen gegevens van bezoekers met uitzondering van de IP-adressen die worden gerapporteerd in het webserver log. Er is geen webshop, via deze website worden geen producten of diensten verkocht. Bezoekers van de website worden niet gevolgd, hun bezoekgedrag wordt niet geanalyseerd; er vindt dus geen enkele vorm van profilering plaats. De webserver logs worden automatisch gewist na zes maanden.

Enkele website formulieren verzamelen tijdelijk (persoons)gegevens die via e-mail verzonden worden naar de verantwoordelijke persoon binnen de NTG, maar deze gegevens worden niet opgeslagen:

Het aanmeldingsformulier voor lidmaatschap verzamelt informatie voor opname in de ledendatabase. Informatie wordt verzonden naar de NTG penningmeester.
Het nieuws aanmeldingsformulier bevat naam en e-mailadres van de aanmelder. Informatie wordt verzonden naar de NTG secretaris en de NTG webmaster.
Het subsidieaanvraag formulier bevat naam en e-mailadres van de aanvrager. Informatie wordt verzonden naar de NTG penningmeester.

Alle formulieren en het "alleen voor leden" gedeelte van de NTG website zijn beveiligd via https.

Toegang tot het "alleen voor leden" gedeelte van de NTG website is gekoppeld aan het abonnement van de ntg-leden mailing lijst. Leden die zich voor deze lijst hebben afgemeld hebben ook geen toegang tot het "alleen voor leden" gedeelte van de NTG website.

In het historisch publicatiearchief (in PDF formaat) bevinden zich presentielijsten van eerdere bijeenkomsten en jaarvergaderingen.

Het publicatiearchief is online te bezoeken en daarmee zijn deze gegevens openbaar.

Via de LUG contact pagina is de LUG database te benaderen en kunnen correcties worden aangemeld.

Mailing lijsten

De NTG beheert diverse digitale mailing lijsten. De lijst software gebruikt een database, deze bevat voor elke mailing lijst e-mailadressen en (eventueel) persoonsnamen van abonnees, alsook een archief van geplaatste berichten. Zowel de lijst van abonnees als het archief kunnen openbaar of beperkt zichtbaar zijn.

Enkele van deze mailing lijsten zijn voor intern gebruik door de vereniging:

Alle leden van de NTG worden bij aanmelding automatisch abonnee van de ntg-leden mailing lijst. Leden van het NTG bestuur zijn automatisch abonnee van de ntg-bestuur mailing lijst. Leden van het NTG Maps redactieteam zijn automatisch abonnee van de ntg-maps mailing lijst. Leden van het NTG server beheerteam zijn automatisch abonnee van de ntg-server mailing lijst.

Voor deze mailing lijsten voor intern gebruik is online inzage van de lijst van abonnees en het archief alleen mogelijk voor abonnees van deze lijsten.

Daarnaast beheert de NTG ook diverse openbare mailing lijsten voor discussie en overleg met betrekking tot TeX gebruik en ontwikkeling, zoals de ntg-context en tex-nl lijst. Aanmelding als abonnee op deze mailing lijsten is op vrijwillige basis. De privacy-instellingen kunnen verschillen per lijst, maar gewoonlijk is de abonneelijst alleen zichtbaar voor abonnees, en het archief openbaar.

Gebruik van gegevens

De NTG gebruikt de verzamelde persoonsgegevens alleen om als vereniging te kunnen functioneren. De NTG stelt de verzamelde gegevens nooit beschikbaar aan derden, behalve:

Wanneer dit wettelijk is vereist.
Wanneer het lid via de NTG ook lid is van TUG (het NTG-TUG joint lidmaatschap). In dit geval worden de volgende gegevens aan TUG ter beschikking gesteld ter uitvoering van het TUG lidmaatschap: lidnummer, lidmaatschapstype, betaling van lidmaatschap voor het lopende jaar, aanhef, voornaam, voorletters, achternaam, postadres en e-mailadres.

In (financiële) jaarverslagen worden alleen geaggregeerde gegevens uit de ledendatabase gebruikt, zoals actuele en historische ledenaantallen. Daarmee is deze informatie dus anoniem gemaakt.

Functionaris gegevensbescherming

De secretaris van de vereniging is de functionaris voor de gegevensbescherming, en rapporteert aan het bestuur.